Im Gespräch mit Jan Hoffmann: Wie zeitgemäß sind Verlagsvorschauen?

Zwei Mal im Jahr bindet das Wälzen von Verlagsvorschauen im Buchhandel viel Kapazität, die für die Kundenpflege fehlt. Ist das Handelsmarketing der Verlage noch zeitgemäß? Jan Hoffmann, Inhaber einer Buchhandlung in Eutin, deckt zeitfressende Arbeitsprozesse auf.

Jan Hoffmann im Gespräch über Verlagsvorschauen

Jan Hoffmann lässt einen Teil seiner Warengruppen vom Großhändler Libri bewirtschaften.

indition: Im Verlagswesen herrscht traditioneller Weise die Politik vor, halbjährlich neue Buchprogramme auf den Markt zu bringen. Wie beurteilen Sie dieses Modell aus der Sicht des Einkäufers?

Jan Hoffmann: Grundsätzlich habe ich damit kein Problem. Für die meisten Warengruppen ist das ein akzeptabler Zyklus. Viele Titel müssen Verlage ja im Voraus planen. Bei belletristischen Titeln oder Kinderbüchern und wenig aktualitätsbezogenen Sachbüchern (wie z.B. Ratgeber) ist es völlig irrelevant, ob sie mit vier oder sechs Monaten Vorlauf kommen. Wichtig ist dabei, Spitzentitel zum richtigen Zeitpunkt ins Regal zu bringen, beispielsweise zwei bis drei Wochen vor Beginn der Urlaubssaison. Bei Titeln mit hohem Aktualitätsdruck, die sich zum Beispiel auf politische und gesellschaftliche Ereignisse beziehen, müssen Verlage aber schnell agieren und die Titel zeitnah auf den Markt bringen, um die Verkaufschancen zu maximieren.

Weniger ist mehr

indition: Inwiefern stellt es ein Kapazitätsproblem für Sie da, dass die Verlagsvorschauen der großen Belletristik- und Sachbuchverlage einen enorm großen Umfang haben?

Jan Hoffmann: Wenn man die Verlagsvorschauen von Random House, die in vier bis fünf Paketen angeliefert werden, aufeinanderstapelt, entsteht ein Papierblock von mindestens vierzig Zentimeter Länge. Da merkt man schon, wir sehr den Verlagen daran gelegen ist, dass aus diesen gewichtigen Informationen auch Einkäufe resultieren. Es wäre durchaus wünschenswert, dass die Verlagsvorschauen schmaler werden. Wir müssen jede Saison vier bis fünf Meter Vorschauen durcharbeiten. Das versuchen wir zu kanalisieren, indem wir uns auf die zentralen, bei uns verkaufsstarken Themen konzentrieren.

indition: Wie viele Mitarbeiter sind bei Ihnen mit den Verlagsvorschauen und dem Wareneinkauf beschäftigt?

Jan Hoffmann: 5 von insgesamt 15 Mitarbeitern. Dabei ist jeder auf einen bestimmten Bereich spezialisiert. Als Inhaber führen meine Frau und ich eine Schlusskontrolle durch, um einen Überblick der anstehenden Themen zu bekommen, was auch für die Schaufenster- und Tischpräsentation wichtig ist.

Die Kräfte bündeln

indition: Durch den Einkauf werden also viele Kapazitäten gebunden…

Jan Hoffmann: Das ist richtig. Wir haben für Entlastung gesorgt, indem wir mittlerweile etwa 20 Warengruppen komplett vom Großhändler Libri bewirtschaften lassen. Im Umsatz schlägt sich das sehr positiv nieder; zudem haben seither unsere Verkäufe über Onlinekanäle (ebay, Amazon) deutlich angezogen. Libri reagiert auch zeitnah bei Titeln mit hohem Aktualitätsbezug.

indition: Wie viel Arbeitszeit entfällt Vertreterbesuche?

Jan Hoffmann: Wir nehmen an mehrtätigen Vertreterbörsen teil, bei denen gebündelt Ware von mehreren Verlagen bestellt werden kann. Wir versuchen konzentriert auf diese Termine hinzuarbeiten und nehmen mit Teams von je zwei bis vier Mitarbeitern etwa 20 bis 30 Termine bei einer Vertreterbörse wahr. Der Vorteil ist: Dort sind wir diejenigen, die bestimmen können, wie viel Zeit ein Termin einnimmt. Kommt ein Vertreter zu uns ins Haus, bestimmt er in der Regel stärker die Anwesenheit als wir. Zudem kaufen wir auf den Börsen gezielter ein.

„Man muss ein halbes Jahr mit den Büchern leben“

indition: Wie viel Aufwand bringt die Vorbereitung dieser Termine inklusive dem Durchwälzen der Verlagsvorschauen mit sich?

Jan Hoffmann: Zwischen dem Eintreffen der Verlagsvorschauen und den Vertreterbörsen liegen in der Regel drei bis sechs Wochen. In dieser Zeit fallen täglich zwei bis drei Arbeitsstunden für die Einkaufsplanung und Auftragserfassung an, die für die Kundenpflege entfällt. Da man mit den dann bestellten Büchern ein halbes Jahr leben muss, ist dieser Zeitaufwand aber nötig.

indition: Welche Einkaufsmodalitäten wären für Sie optimal, um kurzfristig auf Nachfrage und Trendthemen reagieren zu können?

Jan Hoffmann: Es wäre wichtig, dass die Verlage Bestelldaten zur Verfügung stellen, die in die elektronischen Warenwirtschaftssysteme einzulesen sind. Da es kein genormtes Format gibt, ist das derzeit nicht möglich. Wir würden uns damit aber viele Stunden Arbeitszeit ersparen. Statt eine Datei importieren zu können, müssen alle Daten manuell eingegeben werden. Auf die lang- und kurzfristige Nachfrage reagieren wir durch regelmäßiges Nachbestellen. Bei Trendthemen wäre es wünschenswert, dass die Verlage öfter Titel unaufgefordert schicken, mit einer akzeptablen Zahlungskondition und Rückgaberecht.

Jan Hoffmann betreibt in der Kreisstadt Eutin (Schleswig-Holstein) gemeinsam mit seiner Frau Martina eine 230 qm große Buchhandlung in der dritten Generation. Zudem engagiert er sich im Zusammenschluss norddeutscher Buchhändler, der Nordbuch-Gruppe.

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